Dalam ranah teori ekonomi dan bisnis, terdapat beberapa terminologi yang sudah umum, seperti faktur dan invoice. Meskipun faktur sudah dikenal di kalangan pebisnis, dokumen ini masih terdengar asing. Jenis dokumen ini tidak sepopuler faktur yang lebih umum digunakan oleh pelaku bisnis.
Bagi mereka yang terlibat dalam transaksi jual beli atau penyediaan layanan, penting untuk mendalami makna dan relevansi dokumen ini dalam konteks bisnis yang dijalani.
Pengertian Invoice
Invoice adalah dokumen transaksi bisnis yang mirip dengan faktur. Berisikan detail produk, harga, dan tanggal pembelian, dokumen ini umumnya dibuat dalam 3 rangkap. Salinan asli disimpan sebagai arsip perusahaan, sementara sisanya diberikan kepada penjual, pembeli, dan untuk keperluan keuangan.
Selain sebagai bukti transaksi, dokumen ini sering digunakan oleh perusahaan yang terdaftar pajak. Meskipun istilah “invoice” lebih umum, masyarakat awam sering menyebutnya sebagai “nota”.
Meski terdapat perbedaan antara keduanya, bisnis yang belum terdaftar pajak cenderung menggunakan nota sebagai pengganti dokumen ini. Penggunaan dokumen ini dalam bisnis penting untuk mencatat dan mendokumentasikan pengeluaran, membantu pengelolaan keuangan secara efektif.
Pengertian Invoice menurut Para Ahli
Sementara itu, sejumlah pakar telah menggali makna istilah “invoice” dengan cermat dan mendalam. Di antara para ahli tersebut, terdapat penjelasan yang mencakup serta menguraikan aspek-aspek yang relevan dengan konteksnya.
1. Sugeng Hariyanto
Sugeng Hariyanto menjelaskan bahwa invoice adalah bentuk dokumen yang mengandung rincian lengkap tentang suatu produk, khususnya barang yang telah dibeli oleh pelanggan, beserta harga yang telah disetujui dalam transaksi.
2. Andrian Sutedi
Adrian Sutedi menjelaskan bahwa invoice tidak sekadar sejumlah data dalam sistem perdagangan.
Lebih lanjut, dokumen ini mencakup informasi penting seperti jumlah penutupan asuransi, wesel, dan catatan bea masuk. Dengan demikian, dokumen ini menjadi landasan rujukan integral dalam proses perdagangan.
Komponen
Setiap perusahaan memiliki format dokumen yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan transaksinya. Walaupun demikian, terdapat elemen-elemen kunci yang umumnya harus ada dalam dokumen ini. Komponen-komponen tersebut melibatkan:
- Nomor urut
- Nomor order
- Delivery order, surat jalan, atau kode transaksi
- Deskripsi lengkap barang
- Sub Total
- Diskon
- Biaya pengiriman
- Pajak atau PPN yang berlaku
- Total biaya keseluruhan
- Tanda tangan, cap stempel, atau logo tambahan sesuai kebutuhan perusahaan.
Jenis-Jenis
Sebagai lembaran transaksional esensial, invoice hadir dalam berbagai bentuk yang umumnya diterapkan oleh pelaku bisnis, terutama kalangan pengusaha dan pebisnis kelas menengah hingga atas.
Dalam rangka memfasilitasi dan mengoptimalkan efisiensi transaksi bisnis, ada beberapa variasi invoice yang sering digunakan, mencakup:
1. Invoice Biasa
Dokumen ini umumnya menjadi pilihan utama dalam menagih hutang, sering digunakan pada transaksi sederhana. Formatnya yang simpel, hanya mencakup nama barang dan harga jual, menjadikannya pilihan umum untuk transaksi yang tidak rumit.
2. Invoice Proforma
Dokumen yang sering kali disebut sebagai invoice sementara, umumnya diterbitkan pada tahap produksi awal sebelum pengiriman produk lengkap. Fungsi utamanya adalah memberikan bukti bertahap kepada pembeli, menunjukkan bahwa sebagian produk telah dikirim dan transaksi sedang berlangsung.
Dengan kata lain, dokumen ini menjadi alat yang efektif untuk melacak dan mengonfirmasi proses suplai, menjelaskan status produk yang masih dalam tahap pengembangan.
3. Invoice Konsuler
Invoice konsuler, kategori faktur yang paling mewah, umumnya terlibat dalam transaksi berskala besar hingga urusan diplomatik antarnegara. Maka dari itu, invoice konsuler menjadi primadona dalam kegiatan ekspor dan impor yang melibatkan negara-negara.
Contoh Invoice Tagihan
Menurut strukturnya, dokumen transaksi berupa invoice memiliki variasi format yang dapat diilustrasikan sesuai keperluannya. Beberapa jenisnya mencakup invoice sederhana, penagihan, barang, dan jasa. Setiap contoh ini akan dijelaskan secara rinci sesuai dengan format khusus yang diterapkan.
1. Faktur Sederhana
Sebagaimana namanya, contoh invoice sederhana ini dirancang dengan format yang tak terlalu rumit, memudahkan pembuatan di berbagai situasi.
Meski terlihat simpel, formatnya tetap menyelipkan semua informasi vital yang esensial bagi penjual dan pembeli. Beberapa elemen penting dalam dokumen ini meliputi:
- Identitas penagih dengan rincian lengkap, seperti nama, alamat, dan kontak perusahaan atau penjual.
- Informasi penerima yang mencakup nama, alamat, dan kontak pelanggan.
- Nomor referensi atau nomor surat pemesanan yang terkait.
- Tanggal transaksi untuk kejelasan waktu.
- Detail pembelian termasuk harga per satuan, jumlah barang, dan total pembayaran yang harus diselesaikan.
- Informasi pembayaran, mencakup rincian nomor rekening bank yang dituju.
2. Faktur Tagihan
Invoice penagihan esensialnya mencakup daftar lengkap barang, jumlah unit yang menjadi kewajiban, dan total harga yang harus dibayar. Selain itu, terdapat beberapa poin krusial lain yang tidak boleh diabaikan dalam dokumen ini, meliputi:
- Identitas Penjual: Nama, alamat, dan kontak perusahaan.
- Identitas Pelanggan: Informasi penerima tagihan.
- Waktu Transaksi: Tanggal transaksi dilakukan.
- Nomor: Sesuai dengan yang berlaku.
- Salesman: Nama penanggung jawab penagihan.
- Rincian Barang: Deskripsi, kuantitas, harga per satuan, diskon, dan total.
- Informasi Pajak: Jika berlaku, dengan total yang harus dibayar.
- Tujuan Pembayaran: Nomor rekening atau instruksi pembayaran.
- Kolom Tanda Tangan: Untuk penerima barang atau pembeli.
- Catatan Tambahan: Misalnya, ketentuan pengembalian atau ucapan terima kasih.
- Legalitas Transaksi: Tanda lunas seperti cap, stempel, atau logo sebagai bukti pelunasan.
3. Faktur Penjualan
Pada prinsipnya, dokumen ini memiliki hubungan mendalam dengan proses penjualan barang. Sebagai dokumen transaksi utama, invoice barang berfungsi sebagai bukti bahwa pembeli memiliki kewajiban pembayaran atau masih memiliki utang terkait barang yang telah dibeli dari penjual.
Dengan perspektif penjual, dokumen yang terkait dengan penjualan barang disebut sebagai invoice penjualan. Sementara itu, dari perspektif pembeli, dokumen yang mencatat harga barang yang diterima disebut sebagai invoice pembelian.
Dalam konteks ini, komponen-komponen dokumen ini mencakup informasi yang menyeluruh untuk memastikan transparansi dan akuntabilitas dalam transaksi tersebut.
- Menggunakan nama pelanggan sebagai rujukan utama dalam proses penagihan.
- Menyertakan identitas penjual secara lengkap untuk memastikan transparansi.
- Menyajikan nomor sebagai tanda pengenal transaksi yang jelas.
- Memberikan daftar komprehensif produk, termasuk kuantitas, harga per unit, total tagihan, dan rincian pajak.
- Menginformasikan diskon dan biaya pengiriman (jika ada) untuk memahamkan nilai transaksi.
- Menyediakan sistem pembayaran yang terinci, termasuk informasi rekening bank jika metode pembayaran melalui transfer.
4. Faktur Jasa
Invoice jasa umumnya memiliki struktur yang lebih simpel dibandingkan dokumen untuk penjualan barang. Ini karena transaksi jasa tidak sesulit transaksi penjualan barang yang memerlukan detail kuantitas dan harga per unit untuk setiap item.
Dalam transaksi jasa, harga yang harus dibayar sudah mencakup semua layanan yang diberikan oleh penyedia jasa kepada pelanggannya. Beberapa informasi penting yang harus tercantum dalam dokumen ini mencakup:
- Informasi penyedia jasa mencakup rincian perusahaan atau pemilik, alamat, kontak, dan logo perusahaan jika ada.
- Pengguna jasa diidentifikasi melalui nama, alamat, atau nama institusi yang digunakan.
- Dokumen ini mencantumkan tanggal penerbitan dan batas waktu pembayaran yang jelas.
- Rincian layanan mencakup nama layanan, deskripsi, dan total biaya yang harus dibayarkan oleh pelanggan.
- Catatan tambahan dapat ditambahkan di bagian bawah dokumen untuk informasi tambahan yang relevan.
5. Faktur Format PDF
Memiliki pemahaman tentang dokumen ini saja tidaklah cukup. Setelah menyadari signifikansinya dalam mengoptimalkan proses transaksi bisnis, langkah selanjutnya adalah memahami cara pembuatan dokumen ini.
Jika kamu belum berpengalaman membuat dokumen ini, kunjungi atau gunakan template dari Canva untuk mengakses berbagai contoh invoice sederhana PDF sebagai panduan.
Kelebihan utama dari kedua link tersebut adalah adanya fitur yang memungkinkan pembuatan dokumen ini secara mudah dan otomatis. Cukup masukkan data yang diperlukan, dan platform akan melakukan sisanya.
Desain dan format dokumen yang unik ini tersedia di Canva, dan hasilnya dapat diunduh dalam format PDF untuk digunakan sesuai kebutuhan. Selainitu, kamu bisa coba juga software invoice lainnya di pasaran.
Perbedaan Invoice dan Faktur
Meskipun sering dianggap serupa, faktur dan invoice memiliki perbedaan yang signifikan dan peran masing-masing. Secara esensial, distinksinya terletak pada peran dalam pemungutan pajak dalam konteks transaksi bisnis dan ekonomi.
Faktur, sebagai bukti pemungutan pajak oleh PKP, terkait dengan penyerahan BKP atau JKP. Di sisi lain, invoice lebih dikenal sebagai dokumen pembayaran dan tagihan transaksi jual beli.
Tagihan mungkin mencantumkan informasi pajak, tetapi tidak selalu ada pungutan pajak pada setiap transaksi. Sebaliknya, pada faktur, pungutan pajak adalah suatu kepastian. Umumnya, invoice bersifat wajib, sementara faktur lebih bersifat opsional.
Invoice dapat diterbitkan untuk berbagai jenis penjualan barang atau jasa, sedangkan faktur hanya diterbitkan untuk transaksi kena pajak, terbatas pada PKP. Jika bukan PKP, penerbitan faktur tidak diizinkan.
Tips Membuat Invoice Sederhana
Setelah memahami konsep, variasi, dan contoh-contoh invoice, langkah berikutnya yang tak kalah vital adalah menguasai seni membuat dokumen ini secara efektif.
Keahlian ini krusial, karena kemampuan menyusun dokumen ini secara baik akan signifikan dapat meningkatkan reputasi dan kredibilitas bisnis atau perusahaan.
Meskipun pembuatan dokumen ini bukanlah tugas yang rumit, terutama jika sudah memiliki pemahaman dasar tentang konsep dan signifikansinya, namun tetap diperlukan perhatian khusus.
Fokus utama dalam menyusun dokumen ini adalah memastikan bahwa setiap komponennya mampu mencakup seluruh informasi relevan terkait transaksi yang tengah berlangsung.
Oleh karena itu, berikut adalah beberapa aspek kunci yang perlu diperhatikan sebagai panduan dalam menyusun dokumen ini secara efisien.
- Dokumen ini diberi nama “invoice” sebagai identifikasi utama.
- Nomor unik pada transaksi ini berfungsi sebagai referensi bagi penjual dan pembeli.
- Informasi pembeli, termasuk nama dan kontak, wajib disertakan untuk validitas dokumen ini.
- Identitas penjual atau perusahaan juga harus tertera, memberikan kejelasan pihak yang terlibat.
- Tanggal transaksi atau pelayanan mencatat peristiwa penting dalam sejarah transaksi.
- Tanggal pengiriman dokumen ini menjadi acuan waktu pengiriman dan tenggat jatuh tempo.
- Ketentuan pembayaran, seperti metode, tenggat waktu, dan diskon, harus jelas tercantum.
- Deskripsi produk atau layanan perlu disertakan untuk kejelasan informasi.
- Harga per satuan unit dapat disertakan, meningkatkan kelengkapan informasi.
- Total pembayaran akhir, sebagai rangkuman kewajiban finansial dari transaksi tersebut.
Template Invoice dan Faktur Excel
Jika kamu cenderung memanfaatkan Microsoft Excel dalam merancang dokumen ini dan faktur, tersedia template yang dapat memudahkanmu. Untuk mengaksesnya, silakan kunjungi tautan yang telah disediakan di bawah ini.
Dapatkan berita terbaru! Ikuti kami di Google News dan dapatkan kabar terupdate langsung di genggaman.