Dalam era digital saat ini, form absensi online, seperti Google Form, telah menjadi pilihan utama perusahaan untuk menggantikan metode absensi tradisional, memberikan solusi efektif dalam pengelolaan kehadiran.
Google Form dirancang dengan sederhana, memungkinkan pengguna dari berbagai latar belakang untuk membuat dan mengelola formulir absensi tanpa memerlukan pengetahuan teknis yang rumit.
Dengan demikian, berikut adalah serangkaian langkah praktis dan mudah yang dapat kamu ikuti untuk membuat formulir absensi menggunakan Google Form, memberikan kemudahan dan efisiensi dalam pengelolaan kehadiran.
Cara Membuat Absen di Google Form
Sebagaimana disampaikan sebelumnya, Google Form memberikan kemudahan dalam pembuatan absensi yang efisien. Mari kita eksplorasi secara rinci langkah-langkah praktis untuk membuat absensi online menggunakan Google Form di bawah ini.
1. Buka Google Form
Mulailah dengan membuka peramban web pilihanmu, kemudian akses halaman Google Form. Pastikan untuk masuk ke akun Google. Jika belum memiliki akun, buatlah akun terlebih dahulu untuk mengakses fitur ini.
2. Buat Formulir Baru
Setelah berhasil masuk ke platform Google Form, langkah selanjutnya adalah mengeklik opsi “Buat” atau “+ Blank” untuk inisiasi formulir baru. Tindakan ini akan membawamu ke antarmuka pengeditan formulir yang komprehensif.
3. Isi Judul dan Deskripsi
Setelah langkah tersebut, lengkapi judul formulir dengan elemen seperti “pencatatan kehadiran” atau “daftar absensi karyawan” dan berikan sentuhan informatif dengan menyertakan deskripsi singkat.
4. Atur Waktu Masuk dan Pulang
Proses berikutnya melibatkan penggantian label “Question” atau “pertanyaan tanpa judul” dengan “Clock-in atau Jam Masuk”. Sertakan tanggal pada kotak bagian kanan atas untuk meningkatkan kejelasan dan rincian pada formulir.
5. Tambahkan Pertanyaan Tambahan
Kamu memiliki opsi untuk menyertakan pertanyaan tambahan yang berhubungan dengan proses absensi, seperti pertanyaan terkait identitas, seperti “Nama lengkap”.
Pilihlah jenis pertanyaan yang sesuai dengan kontennya, seperti “Isian singkat” untuk informasi nama atau “Pilihan ganda” untuk menyusun daftar nama. Ini dapat kamu pakai untuk menyesuaikan formulir agar lebih rinci.
6. Atur Opsi Absensi
Di bagian “Pilihan ganda” atau “Isian singkat”, perluas pilihan atau opsi sesuai dengan keperluan absensimu.
Contohnya, pada opsi pilihan ganda, tambahkan nama-nama karyawan sebagai opsi jawaban. Untuk isian singkat, cukup minta karyawan mengisi nama lengkap mereka.
7. Kustomisasi Tampilan Formulir
Google Form memberikan fleksibilitas untuk menyesuaikan penampilan formulir sesuai keinginanmu. Kamu bisa menambahkan judul, deskripsi, gambar latar, serta mengatur tema warna sesuai keinginanmu.
Cukup klik opsi “Tema” yang terletak di bagian atas halaman untuk mengakses berbagai pengaturan penampilan ini. Dengan begitu, kamu memiliki kendali penuh terhadap estetika formulir yang dibuat.
8. Bagikan Formulir Absensi
Setelah formulir absensi selesai disusun, tekan tombol “Bagikan” atau “Send” di sudut kanan atas layar.
Kamu memiliki opsi mengirimkan tautan formulir via email, menyalinnya untuk dibagikan melalui berbagai platform obrolan, atau menyematkannya langsung ke situs web yang diinginkan.
9. Kumpulkan dan Analisis Absensi
Setelah pengisian formulir absensi oleh karyawan, kamu memiliki kemampuan untuk mengamati dan menganalisis data yang terkumpul secara langsung.
Akses data ini bisa dilakukan melalui lembar Google Sheets yang terkoneksi dengan formulir atau melalui tampilan “Respon” di halaman Google Form.
Dengan demikian, kamu dapat dengan mudah memantau dan mengevaluasi kehadiran karyawan dalam waktu nyata.
Absen dengan Multiple Choice Grid
Salah satu aspek canggih di Google Form yang dapat memudahkan proses absensi adalah Multiple Choice Grid.
Fitur ini memberikan kemampuan untuk menciptakan sistem absensi karyawan yang lebih kompleks dengan opsi pilihan ganda. Inilah langkah-langkah detail untuk menerapkannya:
1. Buka Google Form
Seperti langkah-langkah sebelumnya, bukalah peramban web dan kunjungi Google Form.
2. Buat Formulir
Tekan opsi “Buat” atau “+ Blank” untuk menginisiasi pembuatan formulir baru. Alternatifnya, pilih formulir yang sudah ada dari katalog formulir dalam akun.
3. Tambahkan Pertanyaan Absensi
Ketuk kotak “Tambah Pertanyaan” untuk memulai pengisian pertama dalam formulir absen. Pilih opsi pertanyaan “Multiple Choice Grid” dari berbagai jenis pertanyaan yang tersedia. Ini memberikan variasi dan fleksibilitas dalam merancang formulir.
4. Atur Pertanyaan dan Opsi Jawaban
Di bagian “Pertanyaan,” isilah dengan pertanyaan yang relevan terkait absensi, contohnya “Pilih waktu kehadiran”. Selanjutnya, di bagian “Baris” dan “Kolom”, tambahkan opsi jawaban yang sesuai dengan konteks absensimu.
Sebagai contoh, di dalam “Baris”, masukkan pilihan waktu seperti “Pagi”, “Siang”, “Sore”, dan sebagainya.
Sedangkan di bagian “Kolom”, sertakan opsi jawaban seperti “Hadir”, “Tidak Hadir”, atau “Izin”. Dengan cara ini, formulir absensi akan lebih terstruktur dan informatif.
5. Tambahkan Pertanyaan Tambahan
Kamu memiliki opsi untuk melengkapi kuesioner dengan menambahkan pertanyaan tambahan seperti “Nama”, “Jabatan”, atau “Tanggal” melalui tombol “Tambahkan pertanyaan”.
Pilih jenis pertanyaan yang paling relevan untuk mendapatkan informasi tambahan yang dibutuhkan.
6. Kirim Formulir Absensi
Setelah menyelesaikan formulir absensi, lanjutkan dengan mengeklik tombol “Kirim” yang terletak di sudut kanan atas halaman, untuk berbagi formulir dengan seluruh anggota tim atau karyawan.
Dapatkan berita terbaru! Ikuti kami di Google News dan dapatkan kabar terupdate langsung di genggaman.