SOP adalah singkatan dari Standard Operating Procedure, yang diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia sebagai Prosedur Operasi Standar. Jadi, apa sebenarnya SOP itu dan apa manfaatnya?
Standar Operasional Prosedur adalah sistem yang dirancang untuk menertibkan, merapikan, dan memudahkan pekerjaan. Ini berbentuk dokumen yang berisi prosedur yang dilaksanakan secara kronologis, membantu kamu menyelesaikan pekerjaan dengan efektif dan biaya rendah.
SOP yang terstandarisasi dan jelas merupakan aspek penting dari setiap sistem kualitas, memastikan kemampuan untuk bekerja selaras dengan standar yang ada.
Standard Operating Procedure yang dirancang dengan baik akan membantu kamu dan timmu bekerja dalam proses formal dan terkoordinasi, meningkatkan produktivitas dan mengurangi risiko kesalahan.
Meskipun setiap orang mungkin ingin melakukan hal yang benar, interpretasi tentang “hal yang benar” bisa berbeda-beda. Ini bisa menghasilkan hasil akhir yang bervariasi tergantung pada siapa yang mengerjakan tugas tersebut dan persepsi individu tentang “kebenaran”.
Jika organisasi kamu berharap setiap orang mengikuti aturan yang sama, maka aturan tersebut perlu dijelaskan dengan jelas. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan didokumentasikan. Untuk memahami lebih lanjut tentang apa itu SOP, simak penjelasan berikut ini.
Pengertian SOP
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumentasi proses yang dimiliki oleh perusahaan untuk memastikan bahwa layanan dan produk disampaikan secara konsisten.
Secara sederhana, Standard Operating Procedure adalah petunjuk tertulis yang menjelaskan langkah-langkah kerja atau cara melaksanakan kegiatan secara rutin.
Standard Operating Procedure sering digunakan untuk menunjukkan kepatuhan terhadap peraturan atau praktik operasional, serta untuk mendokumentasikan cara penyelesaian tugas dalam organisasi, baik oleh kelompok maupun individu.
Saat sebuah perusahaan sedang berkembang, CEO atau tim manajemen biasanya membuat semua keputusan internal.
Namun, ketika perusahaan mencapai ukuran tertentu, metode ini dapat membatasi kapasitas pertumbuhan karena CEO atau tim manajemen tidak dapat membuat semua keputusan tepat waktu atau terlibat dalam setiap aspek bisnis.
Dalam situasi ini, Standard Operating Procedure menjadi dokumen penting yang mengatur dan mengontrol keseluruhan proses bisnis. Standard Operating Procedure juga berfungsi sebagai cara yang efektif untuk mengkomunikasikan perubahan dalam cara bisnis beroperasi kepada karyawan.
Pengertian menurut Para Ahli
Persyaratan dan format Standard Operating Procedure bervariasi antara satu industri dengan industri lainnya. Perbedaan ini juga bergantung pada jenis aktivitas yang dilakukan oleh masing-masing organisasi serta peraturan yang diterapkan dalam bisnis tersebut.
Berikut adalah beberapa definisi Standard Operating Procedure menurut para ahli.
1. Laksmi
Menurut Laksmi (2008:52), Standar Operasional Prosedur adalah dokumen yang memuat langkah-langkah prosedural secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Tujuannya adalah memastikan hasil kerja yang efektif dengan biaya minimal.
2. Sailendra
Menurut Sailendra (2015:11), SOP adalah panduan yang digunakan untuk memastikan bahwa kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan efisien dan lancar. Dengan Standard Operating Procedure, kamu dapat menjamin konsistensi dan kualitas dalam setiap proses kerja.
3. Moekijat
Menurut Moekijat (2008), Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian langkah tentang bagaimana suatu pekerjaan dilakukan, termasuk kapan, di mana, dan oleh siapa dilaksanakan.
4. Tjipto Atmoko
Menurut Tjipto Atmoko (2011), Standar Operasional Prosedur adalah panduan yang digunakan untuk menjalankan tugas sesuai dengan fungsi dan evaluasi kinerja, baik di instansi pemerintah maupun non-pemerintah, dan dalam bidang usaha maupun non-usaha.
Standard Operating Procedure didasarkan pada aspek administratif, indikator teknis, serta prosedur kerja yang sesuai dengan tata kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang terkait.
5. Insani
Menurut Insani (2010:1), Standard Operating Procedure adalah dokumen yang berisi serangkaian perintah atau instruksi yang telah tertulis, digunakan untuk standar proses kerja di administrasi perkantoran.
Standard Operating Procedure menjelaskan cara melakukan tugas, lokasi dan waktu pelaksanaan, serta siapa yang terlibat dalam aktivitas tersebut.
Fungsi SOP
Setelah memahami apa itu SOP, kamu akan mengetahui berbagai fungsi yang dimilikinya. Meskipun bukan solusi untuk semua masalah, Standard Operating Procedure membantu dalam memastikan sistem dan proses yang terstruktur, karyawan yang berkualitas, dan budaya perusahaan yang memotivasi.
Dalam bentuk murni, Standard Operating Procedure mendukung seseorang di lingkungan yang tepat. Standard Operating Procedure membantu dalam evaluasi kinerja, memandu kemajuan, dan menjaga kelancaran proses.
Sebagai contoh, ketika memilih software akuntansi baru, Standard Operating Procedure membantu dalam penilaian dan pengambilan keputusan yang terbaik untuk organisasi.
Dengan Standard Operating Procedure yang lengkap, kamu bisa mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dari pilihan tersebut, serta memastikan pilihan terbaik untuk kemajuan organisasi.
1. Konsistensi
Salah satu fungsi utama SOP dalam bisnismu adalah menjaga konsistensi. Dengan menerapkan Standard Operating Procedure secara konsisten dalam setiap tugas atau aktivitas, kamu dapat mengurangi risiko terjadinya masalah pada kualitas pekerjaan.
2. Reduksi Kesalahan
Salah satu manfaat SOP bagi bisnismu adalah mengurangi kesalahan. Standard Operating Procedure yang terdokumentasi berisi serangkaian instruksi untuk menjalankan tugas.
Dengan tim dan individu mengikuti Standard Operating Procedure dengan benar, peluang terjadinya kesalahan dapat berkurang secara signifikan.
3. Komunikasi
Salah satu fungsi Standard Operating Procedure untuk bisnismu adalah dalam hal komunikasi. Perusahaan memerlukan Standard Operating Procedure untuk memenuhi kebutuhan komunikasi tim dan individu.
Evaluasi SOP yang diperbarui mencakup proses, pembaruan, dan pelatihan baru yang diperlukan. Pembaruan Standard Operating Procedure memberikan metode untuk mengkomunikasikan perubahan proses kepada karyawan.
Manfaat SOP
Dengan memperkenalkan lebih banyak struktur dalam operasi bisnismu, kamu dapat secara signifikan meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya. Namun, tidak semua organisasi akan mendapatkan manfaat dari standarisasi ini.
Semuanya tergantung padamu sebagai manajer atau pemilik bisnis untuk menentukan apakah ada proses kerja yang bisa diimplementasikan secara konsisten di perusahaanmu dan apakah layak untuk mengajarkan proses-proses tersebut kepada karyawan melalui Standard Operating Procedure.
Ada banyak manfaat yang dapat diperoleh dengan menjadikan standarisasi proses sebagai bagian dari dokumentasi resmi dalam organisasimu. Beberapa manfaatnya termasuk peningkatan efisiensi, pengurangan kesalahan, dan peningkatan kualitas produk atau layanan.
Dengan menerapkan Standard Operating Procedure dalam bisnismu, kamu dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih terstruktur dan terorganisir, yang pada gilirannya dapat meningkatkan kinerja dan keberlanjutan bisnismu.
1. Keterbukaan
Salah satu cara yang efektif adalah dengan menyediakan informasi lengkap tentang kesehatan, keselamatan, lingkungan, dan prosedur operasional kepada individu untuk memastikan pekerjaan dilakukan dengan benar.
Mengutamakan produksi tanpa memperhatikan aspek kesehatan, keselamatan, dan lingkungan dapat menimbulkan risiko jangka panjang.
Oleh karena itu, lebih baik untuk memberikan orientasi dan pelatihan komprehensif kepada karyawan tentang semua aspek pekerjaan, daripada menghadapi kemungkinan kecelakaan, litigasi, atau denda di masa mendatang.
2. Konsisten
Salah satu fungsi SOP adalah menjaga konsistensi. Prosedur Standar Operasional memastikan operasi produksi dilakukan secara konsisten untuk menjaga kualitas produk.
Konsumen mengharapkan produk yang konsisten dalam spesifikasi dan kualitas. SOP menetapkan langkah-langkah kerja untuk standarisasi kualitas produk.
3. Jadwal
SOP memastikan kelancaran proses tanpa gangguan, sesuai jadwal. Mengikuti SOP membantumu menghindari pemadaman akibat kerusakan fasilitas atau peralatan.
4. Mereduksi Kegagalan
Untuk memastikan keamanan dan keberlangsungan proses, serta mencegah risiko bagi komunitas dan organisasi, penting untuk memiliki SOP. Mengikuti panduan kesehatan dan lingkungan akan melindungi lingkungan dan mencegah kemarahan masyarakat.
5. Kepatuhan Hukum
SOP memastikan kepatuhan terhadap peraturan perusahaan dan pemerintah. Dokumen SOP yang baik menjamin kepatuhan terhadap peraturan pemerintah.
Standarisasi menunjukkan komitmen perusahaan untuk beroperasi dengan benar. Kegagalan dalam mengimplementasikan SOP yang tepat bisa menunjukkan kurangnya komitmen terhadap kepatuhan regulasi.
6. Standar Pelatihan
Salah satu manfaat penting dari SOP adalah sebagai standar pelatihan. Dokumen SOP juga berfungsi sebagai panduan pelatihan bagi manajemen lain dalam memahami proses pembuatan Standard Operating Procedure.
Dengan SOP yang komprehensif, kamu dapat menggunakan dasar tersebut untuk memberikan pelatihan standar kepada karyawan baru atau yang memerlukan pembaharuan keterampilan dalam pekerjaan tertentu.
7. Keterampilan Kerja
Standarisasi juga bermanfaat sebagai panduan bagi rekan kerja untuk memantau kinerja dan meningkatkan hasil kerja. Dengan memperhatikan satu sama lain secara aktif, semua pekerja dapat berkontribusi pada kinerja yang baik.
Dalam SOP yang baik, prosedur yang benar dijelaskan sehingga rekan kerja bisa melatih dan meningkatkan keterampilan mereka dalam pekerjaan.
8. Membantu Auditor
Tidak hanya itu, SOP juga bermanfaat sebagai panduan pemeriksaan untuk auditor. Evaluasi kinerja serupa dengan pengamatan sebelumnya, namun biasanya melibatkan pencatatan. SOP harus menjadi dasar yang solid saat menyusun daftar periksa audit yang rinci atau ringkas.
9. Improvisasi Alur Kerja
SOP berperan sebagai catatan historis tentang alasan, metode, dan waktu pelaksanaan langkah-langkah dalam suatu proses. Ini memberikan dasar yang konkret untuk merevisi langkah-langkah saat proses berubah. Jika dikelola dengan baik, SOP tertulis dapat mencerminkan pengalaman terbaik.
10. Bahan Pertimbangan
SOP juga berfungsi sebagai pemahaman mengenai langkah-langkah dalam meninjau proses investigasi kecelakaan. Meskipun kecelakaan tidak diinginkan, itu merupakan kesempatan untuk pembelajaran dan perbaikan kondisi. Dengan SOP yang baik, kamu memiliki dasar untuk memulai penyelidikan kecelakaan.
Contoh SOP
Setiap bisnis memiliki pasar, gaya kepemimpinan, dan praktik uniknya. Tidak ada dua bisnis yang memiliki SOP identik. Berikut beberapa contoh SOP umum:
1. Produksi/Operasi
- Tahapan lini produksi.
- Perawatan peralatan, inspeksi.
- Pelatihan karyawan baru.
2. Administrasi dan Keuangan
- Pengelolaan piutang, pembayaran, dan penagihan.
- Pengelolaan utang, memaksimalkan arus kas.
3. Penjualan, Pemasaran, dan Layanan Pelanggan
- Aturan komunikasi eksternal (iklan, media sosial).
- Persiapan penawaran harga.
- Standarisasi pengiriman layanan, respon waktu.
- Kebijakan garansi, pertukaran, pengembalian.
- Penyelesaian keluhan, pengakuan, saran pelanggan.
4. Mempekerjakan Staf
- Gambaran pekerjaan.
- Orientasi, pelatihan karyawan.
- Tindakan disiplin, korektif.
- Pengelolaan ulasan kinerja.
- Aturan penggunaan internet, media sosial.
Itulah penjelasan mengenai definisi SOP dan manfaatnya. Diharapkan kamu bisa menerapkannya di perusahaan untuk memastikan kelancaran dan efisiensi dalam setiap proses kerja.
Baca juga artikel terkait di SemutAspal:
Dapatkan berita terbaru! Ikuti kami di Google News dan dapatkan kabar terupdate langsung di genggaman.