Cara Membuat Email Perusahaan dengan Benar

Cara membuat email perusahaan yang profesional

Email telah menjadi salah satu kebutuhan penting bagi semua orang, mengingat hampir semua aktivitas kini bergantung pada internet. Terutama dalam hal komunikasi, di mana email menjadi sarana utama untuk berinteraksi dari jarak jauh.

Jika kita berbicara tentang email, mungkin banyak dari kamu menganggapnya hanya untuk keperluan pribadi. Namun, pada kenyataannya, email juga menjadi suatu kebutuhan dalam mengembangkan bisnis, terutama bagi kamu yang bergerak dalam dunia usaha.

Sebagaimana namanya, email perusahaan atau email bisnis sebaiknya dibuat secara spesifik dan tidak hanya mengandalkan email pribadi pengusaha. Dengan adanya email bisnis, proses komunikasi dengan pelanggan atau klien dapat berjalan dengan efisien, mulai dari pengiriman pesan, surat, hingga dokumen.

Selain itu, email bisnis dapat meningkatkan eksistensi bisnis kamu, meningkatkan kesadaran pelanggan terhadap merek kamu, serta membantu memperluas jangkauan pemasaran.

Email bisnis umumnya menggunakan nama domain perusahaan atau nama kamu dalam alamat email, contohnya “adit@namausaha.com”.

Untuk memahami lebih lanjut tentang email bisnis, artikel ini telah merangkum konsep dasarnya, fungsi, manfaatnya, serta langkah-langkah pembuatannya. Yuk, simak penjelasannya di bawah ini!

Pengertian Email Bisnis

Alamat email bisnis adalah alamat email yang khusus ditujukan untuk perusahaan, dengan domain yang mencerminkan identitas perusahaan, bisnis, atau organisasi kamu setelah simbol @.

Fungsi dari alamat email bisnis tidak hanya sebatas untuk komunikasi internal perusahaan, tetapi juga sebagai alat integrasi yang mendukung kinerja karyawan dan sebagai wujud branding perusahaan yang kuat.

Dengan menggunakan email bisnis, penerima pesan akan dengan mudah mengidentifikasi brand atau bisnis kamu setiap kali menerima email dari kamu.

Hal ini tidak hanya menjadi peluang promosi yang baik untuk bisnis kamu, tetapi juga dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan dan memberikan kesan profesional yang kuat.

Jika kamu menggunakan alamat email pribadi untuk kegiatan promosi, pesan email yang kamu kirimkan mungkin akan dianggap sebagai spam karena identitas pengirimnya tidak jelas. Tanpa menggunakan alamat email bisnis, upaya dalam email marketing yang kamu lakukan dapat menjadi sia-sia.

Fungsi Email Bisnis

Agar pemahamanmu tentang email bisnis semakin komprehensif, penting untuk memahami beragam fungsi yang dimilikinya. Berikut adalah beberapa fungsi penting dari email bisnis yang perlu kamu ketahui.

1. Komunikasi antar Divisi Lebih Mudah

Perusahaan yang kamu bangun atau tempat kamu bekerja tentu memiliki beragam divisi yang berbeda, tergantung pada tanggung jawab dan pekerjaannya. Mulai dari HRD, yang mengurus Sumber Daya Manusia, manajemen, keuangan, pemasaran, dan lainnya.

Dengan adanya email bisnis, komunikasi antar divisi dapat dipersonalisasikan dengan lebih mudah dan efisien. Ini berarti setiap divisi bisa mengakses email sesuai dengan kebutuhan mereka secara cepat dan tepat.

2. Penyimpanan Aman dan Mudah Dicari

Dalam kegiatan membangun dan menjalankan bisnis, penting untuk memperhatikan pengelolaan data dan dokumen usaha. Email bisnis menjadi sarana utama untuk pertukaran pesan, surat, dan dokumen dengan klien atau pelanggan.

Dengan menyimpan surat dan dokumen dari rekan usaha atau pelanggan di dalam email bisnis, kamu dapat mengatur dan mengarsipkannya secara rapi. Kapasitas penyimpanan yang besar memungkinkanmu untuk menyimpan banyak data perusahaan tanpa khawatir.

Keamanan data juga menjadi keunggulan saat menggunakan email bisnis, karena data tersimpan dengan baik dan sulit hilang. Namun, penting bagi perusahaan untuk tidak menghapus data penting yang masuk ke dalam email.

Fitur pencarian atau search bar di kotak masuk email memudahkanmu dalam mencari arsip surat. Cukup ketik nama pengirim atau kata kunci terkait, dan surat yang dicari dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.

3. Layanan yang Menunjang Bisnis

Tidak hanya itu, email bisnis juga menawarkan layanan tambahan yang mendukung berjalannya operasional perusahaanmu. Email yang digunakan perusahaan tentu berbeda dengan email pribadi. Oleh karena itu, terdapat fitur-fitur unggul yang dapat kamu manfaatkan.

Misalnya, layanan grup email, kontak bersama, tugas, kalender, dan lainnya. Dengan ragam fitur ini, aktivitas perusahaanmu akan sangat terbantu dengan adanya email bisnis.

Manfaat

Email bisnis kamu sebaiknya dibuat dengan menggunakan nama domain sendiri. Mengapa? Karena email bisnis dengan nama domain sendiri memberikan sejumlah manfaat penting yang perlu kamu ketahui.

1. Promosi Bisnis

Melalui penggunaan email bisnis, kamu bisa memperkenalkan bisnismu kepada orang lain. Dengan melihat alamat email yang kamu gunakan, penerima akan langsung mengidentifikasi bisnismu. Namun, manfaatnya tak berhenti di situ.

Email bisnis juga bisa digunakan untuk mengirimkan profil perusahaan ke calon mitra, investor, rekan kerja, atau bahkan pelanggan dengan mudah dan efisien. Lebih dari sekadar memperkenalkan bisnismu, email bisnis menjadi platform yang efektif untuk mempromosikan produk atau jasa yang kamu tawarkan.

2. Kesan Profesional

Keberadaan email bisnis sangat vital bagi perusahaanmu. Ini menciptakan kesan profesional yang tak tergantikan di mata penerima email. Dengan memiliki email bisnis, nilai dan kesan positif dari klien, pelanggan, atau mitra kerjamu akan meningkat secara signifikan.

Selain itu, memiliki email bisnis dengan domain khusus akan memperkuat reputasimu di antara sesama pebisnis dan konsumen. Lebih dari itu, hal ini akan menumbuhkan kepercayaan yang kuat antara pengirim dan penerima email.

3. Menyebarkan Informasi

Dengan menggunakan email bisnis, kamu akan mendapatkan manfaat lebih lanjut yang akan membantu perusahaan dalam menyebarkan informasi terkait bisnismu dengan lebih mudah dan efisien.

Misalnya, kamu dapat dengan cepat memberi tahu investor, supplier, konsumen, atau rekan bisnismu tentang perubahan harga produk, kerjasama baru, jadwal libur, dan berbagai hal lainnya yang relevan. Ini akan memperkuat hubungan bisnismu dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

4. Data Email Lebih Tertata

Dengan memiliki email bisnis, kamu akan mengalami peningkatan kecepatan dan fokus dalam pengiriman dan penerimaan data. Hal ini disebabkan karena data emailmu tidak terselip di antara jutaan pengguna email lainnya.

Tidak hanya itu, kamu juga akan merasakan manfaat memiliki dukungan yang andal dari penyedia layanan hosting. Mereka siap membantu menjawab setiap kebutuhanmu dengan sigap dan tepat waktu.

Hal yang Harus Disiapkan

Seperti yang telah kita bahas sebelumnya, untuk membuat email perusahaan, kamu akan memerlukan nama domain dan akun web hosting. Nama domain adalah alamat web khusus yang digunakan untuk mengakses suatu situs web.

Domain kustom kamu akan menjadi bagian dari alamat email bisnismu, misalnya nama@namausaha.com. Kamu bisa membeli nama domain dari perusahaan yang disebut registrar domain.

Sedangkan, akun web hosting akan memungkinkan kamu untuk menyewa ruang di server, yang kemudian dapat digunakan untuk membangun dan mengelola situs web serta menghosting email bisnis. Perusahaan yang menyediakan layanan ini dikenal sebagai provider web hosting.

Ada berbagai jenis hosting yang dapat disesuaikan dengan berbagai kebutuhan. Beberapa provider hosting mungkin akan menawarkan layanan email bisnis bersamaan dengan pembelian paket hosting. Namun, sebenarnya kamu tidak selalu harus membeli paket hosting untuk membuat email perusahaan.

Untuk memulai, pastikan kamu memiliki setidaknya satu domain aktif. Ada banyak opsi domain murah yang dapat kamu beli dan daftarkan dengan cepat. Berikut adalah langkah-langkah penting dalam membeli nama domain dan paket hosting untuk email bisnis kamu:

Kunjungi situs web penyedia web hosting yang kamu inginkan.
Pilih dengan hati-hati nama domain yang sesuai dengan bisnis kamu. Lebih baik memilih yang singkat dan mudah diingat.
Gunakan alat cek domain yang disediakan untuk memastikan ketersediaan nama yang kamu pilih.
Setelah itu, kamu akan diarahkan ke halaman domain yang tersedia.
Pilih ekstensi domain yang paling relevan dengan bisnis kamu, seperti .com, .net, atau .org, dan periksa harga-harganya.
Setelah menentukan nama dan ekstensi domain, tambahkan ke keranjang dan lanjutkan ke halaman checkout.
Pilih periode berlangganan yang sesuai dengan kebutuhan kamu, lalu lanjutkan pembayaran.
Terakhir, kamu akan diminta untuk masuk ke akun web hosting kamu atau membuat akun baru jika belum memiliki.

Cara Membuat Email Perusahaan secara Gratis

Tidak perlu memiliki web hosting untuk membuat email bisnis dengan domain perusahaanmu. Jika kamu sudah menggunakan Gmail dari Google, kamu dapat beralih ke Google Workspace untuk email bisnis yang lebih profesional.

Google Workspace menawarkan fitur yang sama dengan Gmail gratis dan memungkinkanmu menentukan identitas bisnismu sendiri dengan custom nama domain, tanpa perlu memiliki web hosting. Berikut langkah-langkah membuat email perusahaan dengan domain sendiri di Google:

Daftar akun Google Workspace.
Verifikasi kepemilikan domainmu.
Tambahkan pengguna lain ke Google Workspace sesuai kebutuhanmu.
Atur layanan Gmail bisnis sesuai kebutuhan.
Setel migrasi email lama dan sinkronisasi penggunaan perangkat mobilemu agar data tetap tersimpan dan dapat diakses kapan saja melalui akun Gmail bisnismu.

Itulah pembahasan mengenai konsep, peranan, keunggulan, serta langkah-langkah pembuatan surel bisnis. Semoga penjelasan ini memberikan wawasan dan keuntungan tambahan bagi kamu.

Setelah mengetahui cara membuat email perusahaan, baca juga artikel terkait di SemutAspal:

Dapatkan berita terbaru! Ikuti kami di Google News dan dapatkan kabar terupdate langsung di genggaman.